Excel-dən klinika proqramına keçid: addım-addım plan

Qısa cavab. Excel-dən klinika proqramına keçid üç hissədən ibarətdir: faylı köçürməyə hazırlamaq, keçid gününü seçmək və ilk həftəni yoxlamaq. Faylda bir sətirdə bir xəstə olmalı, ad və telefon ayrı sütunlarda durmalı, bütün nömrələr eyni formatda yazılmalı, təkrar sətirlər birləşdirilməlidir. Gələcək randevuları və borc qalıqlarını ayrıca yoxlayın. Keçid günündən sonra Excel-ə yeni qeyd yazmayın, yoxsa iki baza yaranır.

Excel nə vaxt yetmir

Excel qeyd aparmaq üçün rahatdır, amma klinikanın işini görmür: xəstəyə xatırlatma göndərmir, gecikən borcu özü göstərmir, iki nəfər eyni faylı açanda qeydlərdən biri itə bilər. Klinika böyüdükcə fayl da çoxalır: bir vərəqdə xəstələr, birində borclar, birində texnikə gedən işlər, hər işçinin kompüterində də bir nüsxə.

Keçid vaxtı çatanda ən çətin iş çox vaxt proqramı seçmək olmur, köhnə məlumatı səliqə ilə köçürmək olur. Səliqəsiz köçürülən baza yeni proqramda da səliqəsiz qalır: eyni xəstənin iki kartı yaranır, mesaj köhnə nömrəyə gedir, borc ikinci dəfə yazılır.

Köçürməzdən əvvəl faylı təmizləyin

Excel faylında ən çox rast gəlinən problemlər və onların həlli:

Faylın orijinalına toxunmayın: əvvəlcə nüsxəsini çıxarın və təmizləməni nüsxədə aparın. Səhv olsa, orijinala qayıtmaq mümkün olsun.

Nə köçürülür, nə ayrıca yoxlanılır

• Mütləq: ad, soyad və telefon. Proqramda xəstəni tapmaq və ona mesaj göndərmək bunlarla olur.
• Arzuolunan: doğum tarixi, cins, e-poçt və qeyd. Allergiya və xroniki xəstəlik qeydi varsa, onu ayrıca sütunda saxlayın ki, köçürmədən sonra itməsin.
• Ayrıca yoxlanılır: borc qalığı. Hər borclu xəstənin qalığını keçid günündə tutuşdurun və yeni proqrama bir dəfə yazın.
• Əl ilə köçürülür: gələcək randevular. Keçid günündən sonrakı randevuları yeni təqvimə yazın və köhnə təqvimi bağlayın.
• Tədricən tamamlanır: köhnə müalicə tarixçəsi və rentgenlər. Hamısını bir anda köçürmək lazım deyil: aktiv xəstələrdən başlayın, qalanların kartını xəstə gələndə tamamlayın.

Klinika proqramına keçid: addım-addım plan

1. Keçid gününü seçin. Həftənin sakit günü olsun, bayramdan və ay sonundan əvvəlki günlər yox.
2. Faylın nüsxəsini çıxarın və təmizləməni nüsxədə aparın.
3. Faylı təmizləyin yuxarıdakı cədvəl üzrə.
4. Sınaq köçürməsi edin. Bir neçə xəstənin kartına baxın: ad, nömrə və tarix düzgün düşübmü?
5. Tam köçürməni keçid günündən əvvəl bitirin. Fayl göndəriləndən sonra yaranan yeni xəstələri ayrıca siyahıda saxlayın.
6. Gələcək randevuları təqvimə yazın.
7. Borc qalıqlarını tutuşdurun və yalnız yoxlanmış rəqəmi yazın.
8. Heyəti öyrədin. Hər kəs öz işini öyrənsin: administrator randevunu, həkim xəstə kartını və müalicə planını, kassir ödənişi.
9. Keçid günündən Excel-i bağlayın. Fayl yalnız oxumaq üçün arxivdə qalsın, ona yeni qeyd yazılmasın.
10. Bir həftə sonra yoxlayın: kimə mesaj çatmayıb, hansı nömrə səhvdir, kimin iki kartı var.

Xəstə faylını necə ötürməli

Xəstənin səhhəti haqqında məlumat qanunda xüsusi kateqoriyalı fərdi məlumatdır (Fərdi məlumatlar haqqında Qanun, 2.1.6). Excel faylında isə bəzən anamnez, diaqnoz və borc da olur. Faylı köçürməyə göndərəndə:

• faylı WhatsApp qrupuna və ümumi poçta yox, köçürməni edən konkret şəxsə göndərin;
• faylı parolla qoruyun və parolu başqa kanalla deyin;
• köçürmədən sonra poçtda, telefonlarda və «Yüklənənlər» qovluğunda qalan nüsxələri silin;
• arxiv nüsxəsini bir yerdə, girişi məhdud olan kompüterdə saxlayın.

Bu, ümumi məlumatdır, hüquqi məsləhət deyil.

asisDENT-də bu necə işləyir

asisDENT diş klinikası proqramına keçəndə köçürməni klinika özü etmir. Siz Excel və ya CSV siyahınızı göndərirsiniz, asisDENT komandası onu xəstə kartlarına köçürür. Köçürmədən əvvəl nəticə sınaq rejimində yoxlanılır: neçə yeni kart yaranacağı görünür, əlavə edilməyən sətirlər isə səbəbi ilə ayrıca göstərilir. Ad və telefon mütləqdir, qalan sütunlar istəyə görədir. Mövcud kartın üstünə yazılmır. Xəstə siyahısındakı «İdxal» düyməsi prosesi izah edir və hazır şablon verir. Quraşdırma da asisDENT komandası tərəfindən edilir. Xəstə bazası klinikanındır: istədiyiniz vaxt fayl kimi geri verilir. Ətraflı: imkanlar.

Tez-tez verilən suallar

Köçürmə zamanı klinika işləyə bilərmi?

Bəli. Köçürmə keçid günündən əvvəl edilir, klinika isə köhnə qaydada işləyir. Fayl göndəriləndən sonra yaranan yeni xəstələri və randevuları ayrıca siyahıda saxlayın və keçid günü onları yeni proqrama yazın.

Faylımız çox qarışıqdır. Əvvəl təmizləmək mütləqdirmi?

Ən azı ad və telefon sütunlarını təmizləyin və təkrarları birləşdirin. Qalan sütunlar sonra da düzəldilə bilər. Təmizlənməmiş nömrə ilə köçürmə ən çox iki problem yaradır: təkrar kartlar və çatmayan mesajlar.

Köhnə müalicə tarixçəsi də köçürülürmü?

Bu, faylın quruluşundan asılıdır. Ayrı sütunlarda səliqə ilə yazılmış məlumat kartın sahələrinə köçürülə bilər. Sərbəst yazılmış uzun qeydləri isə arxivdə saxlamaq və xəstə gələndə karta əlavə etmək çox vaxt daha rahatdır.

Keçiddən sonra Excel faylını silək?

Bir arxiv nüsxəsi saxlayın, amma ona yeni qeyd yazmayın. Səpələnmiş nüsxələri isə silin: poçtda, telefonlarda və işçilərin kompüterlərində qalan köhnə siyahı məlumat sızmasının ən adi yoludur.

Proqrama keçmək üçün nə qədər xəstə olmalıdır?

Xəstə sayından çox, işin necə getdiyinə baxın. Xatırlatmanı əl ilə yazırsınızsa, borc ay sonunda hesablanırsa və eyni faylı iki nəfər açırsa, keçid vaxtı çatıb. Tək işləyən həkim üçün ayrıca bələdçi: tək işləyən diş həkimi üçün proqram.