HEYƏT
Diş klinikası administratorunun gündəlik iş siyahısı: səhər, gün, axşam
Qısa cavab. Diş klinikası administratoru təqvimi, xəstə ilə əlaqəni və kassanı idarə edir. Onun günü üç hissədir: səhər günün təqvimini, təsdiqləri və laborator işləri yoxlayır; gün ərzində xəstəni qəbul edir, sorğulara cavab verir, ödənişi alır və növbəti randevunu yazır; axşam kassanı bağlayır, gəlməyənləri və cavabsız sorğuları qeyd edir, sabahın təqvimini yoxlayır. Siyahı yazılı olsun və hər gün eyni ardıcıllıqla icra edilsin.
Administrator nəyə cavabdehdir
| Sahə | Gündəlik iş | Nəyə görə ölçülür |
|---|---|---|
| Təqvim | Randevu yazmaq, boşalan saatı doldurmaq | Boş qalan saatlar |
| Xəstə ilə əlaqə | Sorğulara cavab, təsdiq, çatmayan mesajlar | Cavabın sürəti |
| Qəbul | Xəstəni qarşılamaq, anamnez formu, gecikməni bildirmək | Gözləmə vaxtı |
| Kassa | Ödəniş, qəbz, borc, taksit | Gün sonunda kassa fərqi |
| Laboratoriya | Sifarişin vaxtında çatdığını izləmək | Gecikən iş |
| Növbəti randevu | Xəstə çıxmazdan əvvəl növbəti gəlişi yazmaq | Planı yarımçıq qalan xəstələr |
Kiçik klinikada bu işlərin bir hissəsini həkim özü görür. Siyahı yenə də eynidir, sadəcə iki nəfər arasında bölünür.
Səhər: qəbul başlamazdan əvvəl
- Günün təqvimini açın: kim, hansı həkimə, hansı saatda gəlir.
- Təsdiq gözləyən onlayn sorğulara baxın və cavablandırın.
- Xatırlatma mesajlarının getdiyini yoxlayın. Çatmayan mesaj varsa, xəstəyə zəng edin.
- Bu gün lazım olan laborator işlərin klinikaya çatdığını yoxlayın. İş çatmayıbsa, xəstəni gəlməmişdən əvvəl xəbərdar edin.
- Yeni xəstələr üçün anamnez formunu hazırlayın.
- Bu gün gələcək xəstələrdən kimin borcu və ya gecikən taksiti olduğuna baxın.
- Boş saatları görün və gözləmə siyahısından kimi çağırmaq olacağını qeyd edin.
Gün ərzində
- Xəstəni adı ilə qarşılayın. Həkim gecikirsə, gözləmə vaxtını açıq deyin.
- Sorğulara iş saatında tez cavab verin. WhatsApp, Instagram və Facebook-dan gələn sual axşama qalanda xəstə başqa klinikaya yazır. Qiymət sualına cavab nümunələri: Instagram-da qiymət soruşan xəstəyə cavab.
- Hər ziyarətdən sonra üç iş görün: ödənişi alın, qəbz verin və növbəti randevunu elə orada yazın.
- Ləğv edilən saatı boş saxlamayın. Gözləmə siyahısından və ya erkən gəlmək istəyən xəstələrdən birini çağırın.
- Zəngləri qeyd edin. Ad, telefon və sual yazılmayan zəng sonra itir.
Axşam: günü bağlamaq
- Kassanı sayın: nağd, kart və köçürmə ayrıca. Məbləği proqramdakı ödənişlərlə tutuşdurun.
- Bu gün tamamlanan gəlişləri yoxlayın: ödənişi yazılmayan qalmasın.
- Gəlməyən xəstələri qeyd edin və onlara yeni vaxt təklif edin.
- Cavabsız sorğu qalmadığını yoxlayın.
- Sabahın təqvimini yoxlayın: təsdiq olunmayan randevular, gözlənilən laborator işlər.
- Həftədə bir dəfə müalicəsi yarımçıq qalan xəstələrin və gecikən ödənişlərin siyahısına baxın.
Gəlməyən xəstələrin səbəbləri və onları azaltmaq yolları: xəstə randevuya niyə gəlmir.
Ən çox edilən səhvlər
| Səhv | Nəticə | Düzgün yol |
|---|---|---|
| «Sonra zəng edərik» deyib növbəti randevunu yazmamaq | Xəstə müalicəni yarımçıq qoyur | Növbəti gəlişi xəstə klinikadan çıxmamış yazmaq |
| Ödənişi kağıza və ya dəftərə yazmaq | Gün sonunda kassa tutmur | Hər ödənişi qəbzlə proqrama yazmaq |
| Sorğuya axşam cavab vermək | Xəstə başqa klinikaya gedir | İş saatında tez cavab |
| Xəstə məlumatını şəxsi telefonda saxlamaq | Məlumat klinikadan çıxır | Yalnız klinikanın sistemi və nömrəsi |
| Qəbulda diaqnozu ucadan danışmaq | Başqa xəstələr eşidir | Səhhət söhbəti yalnız ayrıca |
Administrator və konfidensiallıq
Administrator xəstə haqqında ən çox məlumatı görən işçidir: ad, telefon, borc, bəzən diaqnoz. Konfidensial fərdi məlumat, qanunla müəyyən olunmuş hallar istisna olmaqla, üçüncü şəxsə yalnız xəstənin razılığı ilə verilir (Fərdi məlumatlar haqqında Qanun, 5.2). Praktikada bu belə görünür:
- telefonla xəstə haqqında məlumatı yalnız xəstənin özünə deyin;
- ailə üzvünə randevu və borc barədə məlumat verməzdən əvvəl xəstədən icazə alın;
- qəbul ekranını başqa xəstələrin görmədiyi tərəfə çevirin;
- işdən çıxan administratorun girişini elə həmin gün bağlayın.
Administratorun işini necə ölçmək olar
Ayda bir dəfə beş rəqəmə baxın: sorğulara cavabın sürəti, gəlməyən xəstələrin sayı, boş qalan saatlar, gün sonunda kassa fərqi və növbəti randevusu elə həmin gün yazılan xəstələrin sayı. Bu rəqəmlər klinikanın aylıq hesabatına da düşür: klinikanın aylıq hesabatı.
asisDENT-də bu var
asisDENT diş klinikası proqramı administratorun işinin bir hissəsini öz üzərinə götürür: təsdiq və xatırlatma mesajları WhatsApp və SMS ilə özü gedir, təqvim, onlayn sorğular və borclar bir yerdə görünür. Ətraflı: imkanlar.
Tez-tez verilən suallar
Kiçik klinikaya administrator lazımdırmı?
Bir kreslolu kabinetdə bu işləri çox vaxt həkim özü görür. Xəstə özü onlayn yazılanda və xatırlatma avtomatik gedəndə administratorun işinin bir hissəsi azalır, amma kassa və növbəti randevu yenə də kiminsə məsuliyyətində olmalıdır.
Administrator xəstəyə qiyməti deyə bilərmi?
Qiymət siyahısındakı standart xidmətlərin qiymətini deyə bilər. Müalicə planının qiymətini isə həkim müayinədən sonra müəyyən edir, administrator onu yalnız plan əsasında izah edir.
Gəlməyən xəstəyə nə vaxt zəng etmək lazımdır?
Elə həmin gün. Bir gün sonra xəstə artıq başqa planlar qurur. Zəngdə səbəbi soruşun və yeni vaxt təklif edin.
Administrator hansı hesabatları görməlidir?
Gündəlik iş üçün təqvim, sorğular, borclar və kassa kifayətdir. Klinikanın ümumi gəlirini və həkimlərin qazancını göstərib-göstərməmək sahibin qərarıdır.
Yeni administratoru necə öyrətmək olar?
Bu siyahını çap edin və ilk həftə hər bəndi təcrübəli işçi ilə birlikdə keçin. İkinci həftə yeni işçi siyahını özü icra etsin, gün sonunda isə qeydlər birlikdə yoxlansın.