RANDEVU VƏ XATIRLATMA
Xəstə randevuya niyə gəlmir və bunu necə azaltmaq olar
Qısa cavab. Xəstə randevuya ən çox unutduğu, planı dəyişdiyi və ya ləğv etmək çətin olduğu üçün gəlmir. Bunu azaltmağın ən işlək yolu üçdür: yazılan anda təsdiq, gəlişdən əvvəl WhatsApp və SMS ilə xatırlatma və vaxtı dəyişmək üçün asan yol. Boşalan saatı isə gözləmə siyahısındakı xəstə doldurur.
Gəlməmənin əsas səbəbləri
| Səbəb | Necə görünür | Nə etmək olar |
|---|---|---|
| Unutdu | «Yadımdan çıxıb» deyir | Gəlişdən əvvəl xatırlatma |
| Plan dəyişdi | Son anda yazır və ya heç xəbər vermir | Vaxtı dəyişmək üçün bir addımlıq yol |
| Qorxu | Çəkilmə, kanal kimi işlərdə daha çox olur | Nə ediləcəyini və nə qədər çəkəcəyini əvvəlcədən izah edin |
| Qiymətdən çəkinmə | Müalicə planını eşidəndən sonra yox olur | Planı və qiyməti yazılı verin, taksit imkanını deyin |
| Uzaq tarix | Randevu çox əvvəldən yazılıb | Uzaq tarixli randevunu yenidən təsdiqləyin |
| Səhv nömrə | Mesaj çatmır, zəngə cavab yoxdur | Nömrəni yazılan anda yoxlayın |
Səbəbləri bilmək vacibdir, çünki hər birinin həlli fərqlidir. Unudan xəstəyə xatırlatma kömək edir, qorxan xəstəyə isə izah və etibar lazımdır.
Gəlməyən xəstə klinikaya neçəyə başa gəlir
Hesab sadədir: bir ayda gəlməyən xəstələrin sayını orta çekə vurun. Şərti rəqəmlərlə: ayda 10 xəstə gəlmirsə və orta çek 50 ₼-dirsə, bu, ayda 500 ₼ boş qalan kreslo deməkdir. Bura həkimin boş gözlədiyi vaxt və həmin saata yazıla biləcək başqa xəstə daxil deyil.
Öz rəqəminizi tapmaq üçün bir ay ərzində hər gəlməyən xəstəni ayrıca qeyd edin. Rəqəmsiz problem «bəzən olur» kimi görünür, rəqəm isə qərar verdirir. Öz rəqəmlərinizi saytdakı kalkulyatorda yoxlaya bilərsiniz.
Xatırlatma həqiqətən işləyirmi
Bəli. Cochrane-in sistematik icmalında orta keyfiyyətli sübutlar göstərir ki, mobil mesajla xatırlatma xatırlatma olmamasına nisbətən xəstənin gəlişini artırır. Mesaj telefon zəngi qədər təsirlidir, amma daha ucuz başa gəlir (Cochrane, 2013). Yəni administratorun hər xəstəyə ayrıca zəng etməsinə ehtiyac yoxdur.
Xatırlatmanın təsirini üç şey artırır:
- Mesajda klinikanın adı, həkim, tarix, saat və ünvan olsun. Xəstə «hansı həkim idi?» deyə geri yazmasın.
- Mesajda vaxtı təsdiqləmək və ya dəyişmək üçün aydın yol olsun.
- Mesaj xəstənin oxuduğu kanala getsin: WhatsApp yoxdursa SMS.
Gəlməməni azaltmaq üçün 7 addım
- Yazılan anda təsdiq göndərin. Xəstə randevunun qəbul olunduğunu dərhal görsün. Təsdiqi olmayan randevu xəstənin yaddaşında «bəlkə» kimi qalır.
- Gəlişdən əvvəl xatırladın. Mesajı elə vaxtda göndərin ki, xəstə planını dəyişə bilsin, siz də boşalan saatı başqasına verə biləsiniz.
- Vaxtı dəyişməyi asanlaşdırın. Ləğv etmək çətin olanda xəstə sadəcə gəlmir. Dəyişiklik bir mesajla və ya bir kliklə olmalıdır.
- Gözləmə siyahısı saxlayın. Tez gəlmək istəyən xəstələrin siyahısı boşalan saatı doldurur.
- Uzun müalicədə növbəti seansı kresloda yazın. İmplant və ortodontiyada seanslar arasında fasilə uzundur və xəstə növbəti gəlişi asanlıqla unudur.
- Planı və qiyməti əvvəlcədən yazılı verin. Gözlənilməz qiymət gəlməmənin gizli səbəbidir.
- Gəlməyənləri qeyd edin və ay sonunda baxın. Eyni xəstə təkrar gəlmirsə, onunla ayrıca danışın. Bəzi klinikalar belə halda növbəti randevu üçün avans istəyir.
Yaşlı xəstələr və zəng edənlər
Hər xəstə linkə daxil olub özü yazılmır və buna ehtiyac da yoxdur. Zəng edən xəstəni administrator özü yazır, xatırlatma isə yenə WhatsApp və ya SMS ilə gedir. Onlayn yazılış daha çox zəng etməyi sevməyən, axşam və ya gecə yazılan xəstələr üçündür. Beləliklə köhnə xəstələr öyrəşdikləri yolla gəlir, yenilər isə klinika bağlı olanda da yazıla bilir.
asisDENT-də bu necə işləyir
asisDENT-də xəstə klinikanın rezervasiya linkindən özü yazılır, təsdiq və xatırlatma WhatsApp və SMS ilə gedir. Mesaj göndərilə bilməsə sistem onu itirmir, yenidən cəhd edir və nəticəni sizə göstərir. WhatsApp, Instagram və Facebook-dan gələn randevu sorğuları Sorğu radarında bir siyahıya düşür. Uzun müalicə seanslara bölünür və hər seans randevu kartında görünür. Ətraflı: sistem necə işləyir.
Tez-tez verilən suallar
Xatırlatma xəstəni narahat etmirmi?
Randevu haqqında qısa və dəqiq mesaj xidmətin bir hissəsidir. Narahat edən reklam mesajıdır. Xatırlatmada yalnız randevunun məlumatı olsun, kampaniya elanları isə ayrıca və xəstənin razılığı ilə göndərilsin.
WhatsApp, yoxsa SMS?
İkisi də. WhatsApp-da mesajın çatdığı və oxunduğu görünür, amma hər nömrədə WhatsApp olmur. SMS isə hər mobil nömrəyə çatır. Ən yaxşı nəticəni mesajın xəstənin əlçatan olduğu kanala getməsi verir.
Gəlməyən xəstədən avans almaq düzgündürmü?
Hər xəstədən yox: avans ilk dəfə gələn xəstəni çəkindirə bilər. Uzun və bahalı müalicədə və ya təkrar gəlməyən xəstədə isə avans həm klinikanı, həm də həmin saata yazılmaq istəyən başqa xəstəni qoruyur. Qaydanı əvvəlcədən və yazılı deyin.
Gəlməyən xəstəni təqvimdən silmək lazımdırmı?
Silməyin, «gəlmədi» kimi qeyd edin. Silinən randevu statistikadan da itir və ay sonunda neçə saatın boş qaldığını görmürsünüz. Qeyd olunan randevu isə sizə hansı gün və saatlarda gəlməmənin çox olduğunu göstərir.