Stomatoloji CRM nədir və adi təqvimdən nə ilə fərqlənir

Qısa cavab. Stomatoloji CRM diş klinikasının xəstə ilə bütün işini bir yerdə saxlayan proqramdır: sorğu, randevu, xəstə kartı və diş xəritəsi, müalicə planı, ödəniş və xəstəyə gedən WhatsApp və SMS mesajları. Adi təqvim yalnız «kim, nə vaxt gəlir» sualına cavab verir. CRM isə bunu da göstərir: bu xəstəyə nə edilib, müalicənin nəyi qalıb, borcu nə qədərdir və onunla növbəti addım nədir.

CRM sözü klinikada nə deməkdir

CRM ingiliscə «customer relationship management» ifadəsinin qısaltmasıdır, yəni müştəri ilə münasibətin idarəsi. Diş klinikasında müştəri xəstədir, münasibət isə bir gəlişlə bitmir. Xəstə əvvəlcə Instagram-da qiymət soruşur, sonra randevuya yazılır, müayinədən keçir, müalicə planı alır, bir neçə seansa gəlir, ödəniş edir, bir müddət sonra isə profilaktik müayinəyə qayıdır. Bu yolun hər addımı adətən ayrı yerdə qalır: sorğu telefonda, randevu dəftərdə, rentgen qalereyada, borc Excel-də.

Stomatoloji CRM bu addımları bir xəstə kartına bağlayır. Satış şirkətləri üçün qurulan ümumi CRM proqramlarından fərqi buradadır: diş klinikasına «sövdələşmə mərhələsi» yox, diş xəritəsi, rentgen arxivi, seanslara bölünən müalicə və diş texniki ilə hesablaşma lazımdır.

Təqvim, Excel və CRM: fərq cədvəli

Fərq texniki deyil, gündəlikdir. Təqvim yaddaşdır: siz yazırsınız, o saxlayır. CRM isə iş görür: xəstəyə xatırlatma göndərir, borcu hesablayır, gəlməyəni və qayıtmayanı özü siyahıya çıxarır.

Stomatoloji CRM-də nə olmalıdır

Proqramın adı nə olursa olsun, diş klinikası üçün CRM-də bu bölmələr olmalıdır:

1. Təqvim və onlayn randevu. Hər həkimin öz qrafiki və xəstənin boş vaxtı özü seçdiyi link. Ətraflı: onlayn randevu necə işləyir.
2. Xəstəyə mesaj. Təsdiq, xatırlatma və ləğv mesajı WhatsApp və SMS ilə gedir, mesaj çatmasa bu görünür.
3. Xəstə kartı. Anamnez, allergiya xəbərdarlığı, diş xəritəsi, rentgen və klinik şəkillər, hər gəlişdə nə edildiyi. Diş xəritəsi haqqında: odontoqram nədir.
4. Müalicə planı. İmplant, ortodontiya və protez seanslara bölünür, hər seansın vaxtı və pulu görünür.
5. Ödəniş. Avans, balans, taksit və borclular siyahısı. Ətraflı: taksiti necə izləmək olar.
6. Sorğular. WhatsApp, Instagram və Facebook-dan gələn suallar bir siyahıda görünür, cavabsız qalan itmir.
7. Laboratoriya və anbar. Diş texnikinə sifariş, material sərfi və qalıq.
8. Hesabat. Gəlir, xidmət və həkim üzrə rəqəmlər, gəlməyən xəstələr.
9. Rollar. Hər işçi yalnız öz işini görür: köməkçi, resepsiyon, həkim və sahib fərqli ekran açır.

Bir xəstənin yolu: CRM ilə nə dəyişir

Şərti nümunə: xəstə axşam saat 11-də Instagram-da implantın qiymətini soruşur.

1. Sorğu. Sual siyahıya düşür və səhər administrator onu cavabsızlar arasında görür. Cavabın sonunda onlayn yazılma linki gedir.
2. Randevu. Xəstə linkdən boş vaxtı seçir, həkimə bildiriş gəlir, randevu təsdiqlənir. Xəstə təsdiqi WhatsApp-da alır.
3. Gəlişdən əvvəl. Xatırlatma özü gedir. Planı dəyişsə, xəstə vaxtı mesajdakı linkdən dəyişir və boşalan saatı başqası götürür.
4. Müayinə. Həkim kartı açır: anamnez, allergiya, diş xəritəsi. Rentgen çəkilir və aid olduğu dişə bağlanır.
5. Müalicə planı. İş seanslara bölünür, qiymət və ödəniş qaydası razılaşdırılır, lazım olsa taksit qurulur.
6. Seanslar. Hər gəlişdə kartda neçənci seans olduğu görünür. Ödəniş qeyd olunur, laboratoriyaya sifariş gedir.
7. Sonra. Profilaktik müayinənin vaxtı çatanda xəstə geri dəvət olunacaqlar siyahısına düşür.

Dəftər və Excel ilə bu yolun hər addımı bir insanın yaddaşından asılıdır. CRM-də isə addımlar bir-birinə bağlıdır və işçi dəyişəndə heç biri itmir.

CRM-ə keçmək vaxtının çatdığını göstərən əlamətlər

Tək işləyən və az xəstəsi olan həkim üçün telefon təqvimi bir müddət kifayət edə bilər. Aşağıdakılardan ikisi və ya daha çoxu sizdə varsa, təqvim artıq işi çəkmir:

• gəlməyən xəstələr hər ay bir neçə saatı boş qoyur;
• Instagram və WhatsApp-da qiymət soruşan xəstələr cavabsız qalır;
• borcları ay sonunda əl ilə hesablayırsınız;
• rentgenlər telefon qalereyasında və WhatsApp yazışmalarındadır;
• klinikaya köməkçi, ikinci həkim və ya administrator gəlir;
• xəstə bazası administratorun şəxsi telefonundadır.

Gəlməyən xəstənin klinikaya nəyə başa gəldiyini hesablamaq üçün: xəstə randevuya niyə gəlmir.

asisDENT-də bu necə işləyir

asisDENT Azərbaycandakı diş klinikaları və stomatoloqlar üçün diş klinikası proqramı, yəni stomatoloji CRM-dir. Klinikanın onlayn rezervasiya linki, WhatsApp və SMS ilə təsdiq və xatırlatma, WhatsApp, Instagram və Facebook sorğuları üçün Sorğu radarı, anamnez, diş xəritəsi və rentgen arxivi olan xəstə kartı, seanslara bölünən müalicə planı, ödəniş, avans, taksit və borclular siyahısı, diş laboratoriyası, anbar, heyət və hesabatlar bir sistemdədir. Kompüterdə brauzerdən, telefonda iPhone və Android tətbiqindən işləyir. Quraşdırmanı və köhnə xəstə siyahısının köçürülməsini asisDENT komandası edir. Ətraflı: imkanlar.

Tez-tez verilən suallar

Stomatoloji CRM ilə klinika proqramı eyni şeydirmi?

Praktikada bəli: «diş klinikası proqramı», «stomatoloji proqram» və «stomatoloji CRM» eyni məhsul növüdür. Fərq vurğudadır. CRM sözü xəstə ilə münasibəti önə çəkir: sorğuya cavab, xatırlatma, geri dəvət. Seçim edərkən ada yox, yuxarıdakı siyahıya baxın.

Ümumi CRM proqramını diş klinikasına uyğunlaşdırmaq olarmı?

Olar, amma diş xəritəsi, rentgenin dişə bağlanması, seanslara bölünən müalicə və diş texniki ilə hesablaşma ümumi CRM-də yoxdur. Onları əlavə sahələrlə qurmaq vaxt aparır, nəticədə gündəlik işin bir hissəsi yenə də əl ilə qalır.

Xəstə də nəsə quraşdırmalıdırmı?

Yox. Xəstə yazılma linkini telefonun brauzerində açır, mesajları isə WhatsApp-da və ya SMS kimi alır. Tətbiq yükləmək, qeydiyyatdan keçmək və parol yadda saxlamaq lazım deyil.

CRM-ə keçəndə köhnə kartlar nə olur?

Xəstə siyahısı Excel-dən, dəftərdən və ya köhnə proqramdan köçürülür. Kağız kartların hamısını bir anda köçürmək lazım deyil: aktiv xəstələrdən başlayın, qalanlarının kartını xəstə gələndə tamamlayın. Proqram seçərkən soruşun: köçürməni kim edir və bu, qiymətə daxildirmi?